Sebelum KKP digunakan untuk perjalanan dinas, pejabat yang akan melaksanakan perjalanan dinas akan meminta uang muka perjalanan dinas kepada bendahara untuk membayar komponen perjalanan dinas.
Bendahara menyiapkan uang tunai untuk pejabat/pegawai yang melaksanakan perjalanan dinas. Pertangungjawaban penggunaan biaya tersebut akan disampaikan setelah pejabat yang melaksanakan perjalanan dinas kembali ke kantor.
Sebagai ilustrasi, pemegang KKP melakukan transaksi sesuai kewenangannya kemudian meyampaikan bukti daftar riil dari transaksi tersebut kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).
Bukti dan daftar riil tersebut diuji oleh PPK. Apabila tidak sesuai dengan peruntukannya, PPK akan menolak. Jika bukti dan daftar riil tersbut sesuai peruntukan, maka PPK menerbitkan Surat Perintah Bayar (SPBy)
SPBy yang diterbitkan oleh PPK diverifikasi oleh Bendahara Pengeluaran. Bila dianggap benar, maka dilakukan proses penerbitan Surat Permintaan Pembayaran Ganti Uang Persediaan (SPP-GUP) oleh PPK.
SPP-GUP disampaikan kepada Pejabatan Penandatangan Surat Perintah Membayar (SPM) untuk penerbitan SPM GUP KKP.
SPM GUP KKP disampaikan kepada KPPN untuk diterbit surat perintah pencairan dana (SP2D), setelah dana dari penerbitan SP2D masuk ke rekening bendahara, maka bendahara melakukan pendebitan untuk melakukan pembayaran pada bank penerbit kartu kredit.