Manfaat Software HRD dan 7 Tips Memilih Memilihnya Agar Sesuai Kebutuhan Perusahaan

OKES.CO.ID - Apakah kamu mengalami kesulitan memilih software HRD terbaik untuk mengelola administrasi karyawan? Sudah browsing berkali-kali tetapi masih bingung memutuskan mana yang terbaik untuk perusahaan kamu?

Tenang, kamu tidak sendirian. Kebingungan memilih software HRD terbaik adalah hal yang wajar, terlebih bagi mereka yang baru bekerja sebagai HR di perusahaan atau belum punya pengalaman menggunakan perangkat lunak serupa sebelumnya.

Memilih software HRD terbaik tidaklah sesulit yang kamu bayangkan. Hanya saja, kamu tetap harus memahami apa yang kamu butuhkan dan solusi yang ditawarkan oleh software. Aplikasi tersebut minimal harus memenuhi tiga unsur, yakni “better, faster, and cheaper”.

Better berarti software HRD menawarkan kualitas hasil pekerjaan yang lebih baik, perhitungan lebih akurat, dan minim resiko kesalahan. Faster artinya aplikasi bekerja secara otomatis dan menyelesaikan tugas lebih cepat sehingga menghemat waktu kerja. Sedangkan cheaper merujuk pada efisiensi biaya dari penggunaan software tersebut.

5 Manfaat Software HRD Berbasis Cloud

Dalam mengelola pekerjaannya, tim HRD sering dihadapkan pada tantangan pengelolaan data karyawan secara efektif. Tantangan ini semakin sulit saat HRD  menggunakan dokumen terpisah untuk mengelola tugas sehari-hari, seperti pemrosesan penggajian dan administrasi tunjangan. Software HR berbasis cloud menawarkan banyak manfaat di tempat kerja dan dapat membantu merampingkan banyak tugas manajemen tenaga kerja. Berikut ini adalah manfaat penggunaan software HRD berbasis cloud dalam manajemen SDM bagi bisnis Anda.

1. Penghematan Biaya

Daripada membeli perangkat lunak secara langsung, software HRD berbasis cloud seperti Mekari Talenta dapat digunakan dengan cara berlangganan dengan harga yang terjangkau. Pengeluaran yang Anda keluarkan akan sesuai dengan layanan yang digunakan. Sehingga perusahaan tidak perlu membayar fitur-fitur yang tidak dibutuhkan. Hal ini membuat manajemen SDM Anda lebih efisien.

2. Menghitung Payroll Secara Otomatis

Salah satu hal penting dalam manajemen SDM adalah pembayaran payroll. Mengelola payroll terkadang menjadi tantangan tersendiri bagi tim HR karena banyaknya komponen yang mempengaruhi, seperti pajak penghasilan atau PPh 21, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, komponen lembur, THR, dan bonus.

Penggunaan software HRD berbasis cloud dapat menyederhanakan tugas tersebut. Perusahaan tidak perlu lagi melakukan perhitungan payroll secara manual. Karena software HRD berbasis cloud yang akan mengerjakan perhitungannya secara otomatis, dengan integrasi antara payroll dan komponen-komponen yang berlaku.

3. Memudahkan Laporan Bulanan

Software HR berbasis cloud juga bermanfaat untuk menghasilkan laporan yang dibutuhkan oleh perusahaan, seperti informasi payroll dan administrasi HR. Ada juga fitur Custom Report, yang memudahkan perusahaan untuk menyajikan laporan sesuai dengan yang dibutuhkan.

4. Menjamin Keamanan Data Karyawan

Karena berkaitan dengan informasi pribadi karyawan, keamanan data menjadi hal yang sering dipertanyakan oleh perusahaan saat hendak menggunakan software HRD berbasis cloud. Kabar baiknya, seluruh data karyawan akan dienkripsi dan dipastikan terjaga kerahasiaannya dari pihak yang tidak berwenang. Selain itu, software HRD seperti Mekari Talenta memiliki dua lapisan pengamanan atau yang lebih dikenal 2FA (Two-Factor Authentication).

5. Kemudahan Akses Informasi

Software HR berbasis cloud memungkinkan perusahaan untuk memantau absensi karyawan lebih mudah. Informasi kehadiran karyawan ini juga termasuk keterlambatan atau kelebihan jam kerja. Kemudahan ini dapat membantu tim HR memantau performa kehadiran karyawan secara akurat dan cepat.

Tips Memilih Software HRD

Beberapa tips di bawah ini bisa membantu menentukan mana software HRD yang terbaik untuk perusahaan kamu. Yuk, simak apa saja yang perlu dipertimbangkan dalam memilih aplikasi HRD.

1. Pentingnya Perlindungan Data Pengguna

Menggunakan aplikasi berarti kamu mempercayakan data sensitif perusahaan ke pihak penyedia layanan perangkat lunak online. HRIS software system yang terpercaya biasanya menawarkan perlindungan data pengguna melalui sistem keamanan yang tangguh, berlapis, dan tanpa celah.

Kamu tentu tidak ingin data yang bersifat rahasia bocor dan disalahgunakan. Jadi, hindari memilih layanan software yang tidak memiliki sistem keamanan yang menjanjikan. Jangan mempertaruhkan data penting perusahaan hanya karena tawaran harga aplikasi yang murah.

2. Legalitas Software HRD

Sebelum memilih, pastikan lebih dulu software yang akan kamu gunakan bukan software ilegal, memiliki hak cipta, dan disediakan oleh pengembang perangkat lunak yang punya track record yang jelas. Kamu bisa memilih HRIS Indonesia buatan anak bangsa yang sudah dipercaya banyak perusahaan.

Mengapa legalitas software penting? Jawabannya sesederhana ini, kamu tentu tidak ingin membeli barang/jasa ilegal untuk kepentingan bisnis kamu. Lagi pula, legalitas juga berhubungan erat dengan kualitas keamanan perangkat lunak tersebut.

3. Jangan Tergiur Harga Murah

Harga software boleh menjadi pertimbangan, tetapi sebaiknya tidak menjadi penentu dalam memilih. Banyak aplikasi yang ditawarkan dengan harga murah, tetapi tentu ini sebanding dengan kualitas layanan. Ujungnya mengecewakan.

Harga murah di awal tidak selalu berarti lebih efisien. Sebab, dengan layanan perangkat lunak yang kurang andal, justru malah menjadi mahal di belakang. Jadi, apakah harus memilih yang mahal? Tidak juga.

Ketimbang hanya fokus pada harga perangkat lunak, lebih penting kamu menilai kualitas layanan, seberapa bagus software tersebut menyelesaikan masalah kamu. Tak penting lagi software murah atau mahal, jika tidak menjawab kebutuhanmu.

4. Keandalan Fitur Aplikasi

Skeptis mungkin sikap yang tepat sebelum kamu memilih. Tidak gampang percaya klaim begitu saja akan membantu kamu lebih hati-hati menilai sebuah aplikasi HR. Beberapa aplikasi mungkin tampak menjanjikan, tetapi lebih baik kamu mencari tahu keandalan fitur-fitur yang ditawarkannya.

Misalnya, sebelum menggunakan software penggajian yang mengklaim punya fitur perhitungan PPh 21 akurat, kamu perlu memastikan apakah perhitungan pajak penghasilan tersebut selalu up-to-date terhadap peraturan pemerintah terbaru. Sebab, perhitungan pajak PPh 21 yang tidak diperbarui menurut aturan perpajakan terbaru tentu tidak valid.

Atau, jika akan menggunakan aplikasi absensi face recognition di smartphone, kamu perlu memastikan seberapa kuat algoritma di aplikasi tersebut memindai wajah dan melakukan validasi data secara akurat. Perlu diketahui bahwa sebagian teknologi biometrik face unlock dapat dibobol dengan mudah menggunakan foto wajah beresolusi tinggi.

5. Fleksibilitas Aplikasi dan Kemampuan Integrasi Data

Aplikasi yang fleksibel dapat digunakan oleh berbagai skala bisnis, artinya bisa disesuaikan dengan kebutuhan kamu. Jika perusahaan kamu berskala kecil atau bisnis rintisan, tentu kamu tidak butuh aplikasi dengan beragam fitur yang dibutuhkan untuk perusahaan berskala besar. Software HRD yang fleksibel juga memungkinkan kamu hanya membayar layanan aplikasi berdasarkan jumlah karyawan kamu, tidak lebih.

Selain itu, perhatikan pula kemampuan integrasi data. Aplikasi dengan data terintegrasi lebih memudahkan pengelolaan administrasi karyawan. Hal ini juga mendukung impor data antar-aplikasi tanpa perekapan yang merepotkan.

6. Siapa Saja Penggunanya dan Bagaimana Testimoni Mereka

Nah, yang juga tak kalah penting adalah melihat daftar pengguna aplikasi, siapa saja yang berlangganan aplikasi, apakah instansi pemerintah, UKM, startup, bisnis raksasa, perusahaan multinasional, dan sebagainya. Ini membantu kamu mengenali apakah skala bisnis kamu termasuk dalam segmen pengguna aplikasi.

Cari tahu pula testimoni pengguna aplikasi tersebut. Misalnya, jika kamu ingin mengetahui apakah software tersebut benar-benar membuat sistem penggajian lebih efisien, maka kamu dapat mencari penilaian yang berkaitan dengan fitur payroll.

7. Coba Akun Trial (demo)

Tips terakhir, jangan ragu untuk mencoba demo dari layanan software HRD pilihan Anda. Software HRD terbaik tidak sekadar menjanjikan fitur, tetapi juga menawarkan kesempatan coba gratis dengan akun free trial untuk jangka waktu tertentu. Ini memberikan kamu pengalaman langsung menggunakan aplikasi dan merasakan manfaat fiturnya, sehingga kamu tidak “membeli kucing dalam karung”.

Apa Aplikasi HRIS Terbaik di Indonesia?

HRIS software Mekari Talenta  bisa menjadi pilihan terbaik untuk perusahaan kamu. Mekari Talenta adalah salah satu software HRD berbasis aplikasi yang mudah digunakan dan mudah terintegrasi dengan software-software lainnya. Jadi, Anda tidak perlu melakukan perbaikan sistem ulang yang membutuhkan waktu yang lama. Software HRD biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail fiturnya, sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian, perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan Mekari Talenta:

1.       Fitur yang Disajikan Sangat Berlimpah

Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini, berikut ini detail fiturnya

•                Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.

•                Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.

•                Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.

•                Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2.        Kostumisasi yang Sangat Terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3.        Tim Support yang Efektif dan Responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://www.talenta.co/solusi/software-hrd/. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.(*)

 

 

Sumber: