Alasan Perusahaan Lebih Memilih Aplikasi Absensi Dibanding Sistem Absensi Manual

OKES.CO.ID - Aplikasi absensi pada era ini dinilai lebih efisien dan efektif untuk digunakan. Terlebih bagi suatu perusahaan yang mempekerjakan karyawan yang lebih banyak menghabiskan waktu kerja mereka di luar kantor atau hal ini juga dikenal dengan sistem remote. Tentu saja penggunaan dari mesin absensi yang dipasang pada pintu masuk kantor menjadi suatu hal yang sangat tidak efisien bagi karyawan.

Karyawan perusahaan Anda tentu bisa saja pergi ke kantor untuk melakukan absen lalu memulai pekerjaan mereka di luar kantor, tetapi sistem seperti ini tentu sangat tidak efektif dan hanya membuang waktu mereka yang bisa digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan. Oleh karena itu, penggunaan dari aplikasi absensi dianggap sebagai solusi terbaik bagi suatu perusahaan.

Pada dasarnya, penggunaan dari program absensi tidak hanya bisa digunakan oleh perusahaan yang menggunakan sistem remote pada karyawan mereka. Perusahaan yang tidak menggunakan sistem remote pun tetap bisa menggunakan program absensi bagi karyawan mereka, bahkan saat ini perusahaan perusahaan sudah banyak yang beralih dengan menggunakan program absensi dibandingkan melakukan sistem absensi secara manual.

Bisa dikatakan penggunaan dari program absensi dinilai jauh lebih efektif, fleksibel, dan bebas dari kecurangan daftar hadir absensi karyawan. Dengan menggunakan aplikasi absensi secara online ini akan membuat setiap karyawan perusahaan bisa melakukan absensi  di berbagai lokasi yang berbeda tanpa mengganggu waktu kerja mereka, tetapi perusahaan tetap bisa melakukan pemantauan terhadap karyawan mereka secara real time.

BACA JUGA:Festival UMKM BRI, Semarak Panen Hadiah Simpedes

Mengenal Aplikasi Absensi Karyawan Perusahaan

Secara umum, aplikasi absensi karyawan ini merupakan suatu sistem yang digunakan untuk melakukan pencatatan dari daftar hadir seorang karyawan pada suatu aplikasi atau website yang bisa di akses dengan sangat mudah oleh karyawan perusahaan melalui komputer, tablet, laptop, hingga ponsel. Akan tetapi, ketika perusahaan menggunakan aplikasi absensi, hanya dengan menggunakan ponsel yang telah terkoneksi dengan baik dengan sambungan internet pun karyawan sudah bisa mengakses aplikasi tersebut.

Untuk melakukan akses pada aplikasi satu ini pada dasarnya seorang karyawan hanya perlu memasukan username serta kata sandi saja agar bisa melakukan absensi. Tentunya, melakukan kegiatan absensi secara online akan sangat berbeda jika dibandingkan pada saat karyawan melakukan absensi secara manual.

Jika disimpulkan secara sederhana, perbedaan utama dari kedua tipe absensi baik manual maupun secara online ini terdapat pada sistemnya. Jika absensi manual biasanya membutuhkan kertas, maka aplikasi absensi bisa digunakan dengan melakukan akses melalui ponsel yang terhubung dengan internet.

Format Aplikasi Absensi Secara Online

Tentunya aplikasi secara online ini memiliki sebuah format dan biasanya format absensi karyawan perusahaan secara online ini telah menjadi salah satu format yang paling banyak digunakan oleh perusahaan. Akan tetapi, mungkin belum banyak orang yang mengetahui kira kira bagaimana format dari aplikasi absensi online itu sendiri khususnya bagi perusahaan yang baru saja akan menggunakan sistem absensi karyawan ini secara online.

BACA JUGA:PSC 119 OKU Bawa Pasien Rujukan ke Palembang

Dengan pemanfaatan teknologi saat ini membuat sistem dari pengerjaan absensi kehadiran karyawan kini bisa direkam dengan sangat mudah melalui situs internet. Selain itu, untuk akses ketika menggunakan absensi dengan sistem online ini bisa diakses secara real time.

Tentunya dengan sistem absensi yang bisa di akses secara real time membuat proses pengelolaan data daftar hadir karyawan yang dilakukan oleh staff HR perusahaan bisa dilakukan dengan lebih mudah jika dibandingkan ketika melakukan absensi secara manual, apalagi ketika karyawan perusahaan jumlahnya sangat banyak.

Dengan penggunaan akses yang real time akan membuat setiap karyawan perusahaan tidak perlu lagi mengantri untuk melakukan absensi kehadiran yang biasanya akan dicatat dengan menggunakan kertas. Tentunya, hal tersebut sangat tidak efisien.

Secara umum, format aplikasi absensi karyawan yang dilakukan secara online ini akan berisi nama karyawan serta jabatan. Selain itu, di dalam aplikasi juga tersedia sebuah tombol clock in dan clock out, di mana tombol tersebut merupakan sebuah tanda waktu dari kedatangan seorang karyawan serta waktu jam pulang dari karyawan tersebut.

BACA JUGA:2 Penodong Mahasiswi di Lengkiti Ditangkap

Setelah karyawan melakukan absensi melalui aplikasi, nantinya sistem dari aplikasi tersebut akan mengolah setiap data yang masuk secara otomatis dan nantinya data tersebut dapat ditampilkan dengan format yang berisi informasi yang akurat. Dengan begitu, data tersebut nantinya bisa digunakan untuk menghitung total gaji karyawan perusahaan pada akhir bulan.

Alasan Perusahaan Lebih Memilih Aplikasi Absensi Dibanding Sistem Absensi Manual

Penggunaan dari aplikasi absensi tidak hanya memudahkan karyawan perusahaan dalam melakukan absen, tetapi tenaga kerja HR perusahaan yang memiliki tugas untuk melakukan rekap data daftar hadir karyawan ini juga akan dimudahkan karena seperti yang Anda ketahui bahwa aplikasi absensi merupakan sebuah sistem berbasis online. Dijalankan oleh sistem membuat program absensi akan melakukan perhitungan daftar hadir karyawan perusahaan secara otomatis, akurat, dan tanpa adanya kecurangan.

Hal ini pun akan sangat membantu dan memudahkan pekerjaan dari staff HR perusahaan. Lalu, apa saja keunggulan lain dari penggunaan aplikasi absensi yang menjadi alasan perusahaan lebih memilih untuk menggunakan sistem absensi secara online dibandingkan absensi manual? Berikut adalah beberapa keunggulan dari penggunaan aplikasi absensi yang mungkin belum Anda ketahui, yaitu:

1. Aplikasi Absensi Dinilai Lebih Efisien Dalam Penggunaan Biaya

Bisa dikatakan penggunaan dari sistem absensi yang menggunakan sidik jari dinilai lebih banyak menghabiskan anggaran perusahaan karena sistem dari sidik jari ini memiliki mesin yang harganya cukup mahal. Untuk satu mesin sidik jari memiliki kisaran harga mulai dari 500 ribu hingga 4 juta rupiah. Tentunya, hal tersebut tergantung dari kecanggihan mesin. Ketika perusahaan Anda memiliki jumlah karyawan yang banyak bahkan hingga ratusan atau ribuan karyawan, tentu perlu menggunakan mesin sidik jari yang memiliki kualitas terbaik agar bisa merekap setiap karyawan yang ada pada perusahaan tersebut.

BACA JUGA:PIALA DUNIA 2022 QATAR: Sudah Tampil Dominan, Inggris Impresif Pula

Akan tetapi, perusahaan tidak hanya harus menyiapkan anggaran untuk membeli mesin sidik jari ini saja. Ketika memiliki mesin ini maka perusahaan juga harus menyiapkan dana tambahan untuk melakukan maintenance pada mesin di mana biaya yang dibutuhkan pun tidak sedikit. Untuk melakukan maintenance ini, setidaknya perusahaan perlu menyiapkan dana sekitar 500 ribu untuk sekali perawatan.

Jika perusahaan memiliki mesin sidik jari yang banyak, tentu dana anggaran yang dibutuhkan oleh perusahaan akan semakin banyak. Oleh karena alasan ini lah membuat kebanyakan perusahaan lebih memilih untuk menggunakan aplikasi absensi di mana program absensi secara online ini dinilai jauh lebih murah.

Perusahaan hanya memerlukan satu aplikasi saja dan aplikasi sudah bisa merekap setiap data karyawan. Selain itu, perusahaan tidak membutuhkan biaya tambahan jika aplikasi ini mengalami kerusakan. Hal ini akan membuat dana anggaran bisa dialokasikan kepada hal lain yang lebih penting.

2. Pendataan Aplikasi Absensi Lebih Terintegrasi

Salah satu alasan lain yang membuat banyak perusahaan pada akhirnya lebih memilih untuk menggunakan sistem absensi menggunakan aplikasi yaitu karena kemudahan dan data yang terintegrasi dengan baik di dalam program absensi. Bisa dikatakan hal ini lah yang menjadi salah satu alasan yang banyak menarik perusahaan perusahaan akhirnya memutuskan untuk menggunakan program absensi secara online.

BACA JUGA:Lima Golongan

Salah satu teknologi dari program absensi secara online dengan sistem gaji yang dapat memudahkan pekerjaan staff HR perusahaan adalah adanya sistem payroll. Sistem tersebut akan membantu staff HR perusahaan untuk menghitung gaji total setiap karyawan perusahaan hanya dengan sekali olah saja.

Hal ini dirasa sangat efisien karena staff HR sudah tidak perlu lagi melakukan olahan data dari daftar hadir karyawan dan gaji secara terpisah. Perhitungan gaji karyawan ini bisa langsung dianalisis oleh staff HR perusahaan mulai dari banyak hari karyawan tersebut telah hadir, izin, hingga cuti kerja. Dengan program absensi secara online ini akan membantu staff HR yang bertugas untuk melakukan perhitungan gaji karyawan prosesnya akan lebih cepat dan staff HR pun bisa melanjutkan pekerjaan yang lainnya.

3. Waktu Absensi Akan Dicatat dengan Akurat

Untuk saat ini, Indonesia telah memasuki era 4.0 di mana dalam perkembangan dan penggunaan teknologi ini sendiri Indonesia sudah berkembang dengan sangat pesat, khususnya penggunaan internet. Bisa dikatakan penggunaan dari internet di Indonesia memiliki peranan yang penting salah satunya dalam penggunaan sistem absensi karyawan pada suatu perusahaan sehingga kini telah banyak bermunculan program aplikasi absensi karyawan secara online yang bisa ditemukan dengan mudah. Karena kini penggunaan internet semakin baik, hal ini memberikan dampak terhadap sinkronisasi dark waktu serta suatu perangkat yang terhubung pada program absensi tersebut.

 BACA JUGA:Gempa Bumi Cianjur: 56 Meninggal, 40 Diantaranya Anak-anak

4. Membuat Karyawan Tidak Mudah Lupa Ketika Akan Melakukan Absen

Ketika perusahaan menerapkan penggunaan sistem absen dengan sidik jari, tidak sedikit beberapa karyawan yang pada akhirnya lupa untuk melakukan absensi ketika akan pulang kerja. Hal ini pun membuat absensi jam pulang kerja terlewat dan membuat informasi tersebut tidak akan terdata oleh sistem, tentu saja hal tersebut akan memberikan pengaruh pada penilaian perhitungan daftar hadir yang akan direkap oleh star HR pada saat mendekati gajian pada akhir bulan.

Bagaimanapun daftar hadir tersebut bisa mempengaruhi total dari gaji bersih karyawan sehingga beberapa karyawan perusahaan yang lupa untuk melakukan absen jam pulang akan datang kembali untuk melakukan absen di jam yang tentunya tidak sesuai. Bisa dikatakan hal ini akan sangat merepotkan karyawan jika dibandingkan perusahaan menggunakan sistem program absensi karyawan secara online.

Dengan penggunaan aplikasi, risiko lupa bisa diminimalisir karena karyawan perusahaan bisa melakukan absensi jam pulang langsung dari aplikasi tersebut sehingga hal ini bisa membuat karyawan perusahaan tidak akan lupa lagi untuk melakukan absen. Selain itu, ketika karyawan lupa untuk absen pun, mereka tidak perlu repot repot kembali ke kantor karena karyawan bisa langsung membuka aplikasi pada ponsel mereka.

BACA JUGA:Jumlah Korban Gempa Bumi Cianjur Terus Bertambah: 46 Meninggal Dunia, 700 Lebih Luka-Luka

Demikianlah penjelasan kami mengenai aplikasi absensi online yang secara lebih detail. Seperti yang Anda ketahui dan sudah kami bahas di atas bahwa aplikasi absensi karyawan ini memiliki begitu banyak keunggulan yang bisa membantu perusahaan agar bisa lebih efisien dalam mengatur waktu kerja karyawan mereka jika dibandingkan dengan penggunaan sistem absensi yang dilakukan secara manual.

Cara manual dianggap akan lebih banyak memakan waktu kerja mereka sehingga hal ini tentu akan sangat mengganggu waktu produktivitas karyawan mereka, khususnya staff HR atau SDM perusahaan yang biasanya akan sangat sibuk mengurus data daftar hadir karyawan ketika sudah memasuki waktu gajian yang biasanya terjadi setiap akhir bulan. Tentu ketika akan melakukan rekap data dari daftar hadir setiap karyawan perusahaan, staff HR perusahaan harus sangat teliti karena daftar hadir tersebut bisa memberikan pengaruh terhadap gaji bersih dari karyawan perusahaan.

Oleh karena itu, untuk mengatasi hal tersebut dibutuhkan aplikasi absensi. Salah satu aplikasi absensi terbaik yang perlu perusahaan Anda coba adalah software talenta. Software absensi dari talenta ini memiliki begitu banyak fitur yang akan membantu staff HR untuk mencatat data daftar hadir karyawan perusahaan secara akurat, otomatis, dan tanpa adanya kesalahan. Selain itu, software absensi talenta ini sangat mudah untuk digunakan sehingga jika perusahaan Anda baru mencoba aplikasi absensi, maka software talenta alan menjadi pilihan yang tepat untuk perusahaan Anda gunakan.(*)

 

 

Sumber: