5 Tips Wajib Sebelum Menggunakan Aplikasi Absensi Karyawan Online

OKES.CO.ID - Aplikasi absensi karyawan online yang dapat diakses melalui mobile saat ini tengah digandrungi oleh banyak perusahaan di indonesia. Hal ini tidak terlepas dari beberapa faktor. Salah satunya faktor yang cukup berpengaruh adalah Covid-19.

Hingga kini, belum ada kepastian tentang kapan Indonesia akan terbebas dari pandemi Covid-19 ini. Meskipun telah dua tahun berlalu sejak kasus pertama muncul, namun penularan dari virus corona masih terjadi.

Sehingga tidak heran jika masyarakat dihimbau untuk selalu berjaga-jaga untuk melindungi tubuhnya dengan 3M (memakai masker, mencuci tangan, serta menjaga jarak).

Mereka pun juga menganjurkan kita untuk melakukan 3T (tracing, resting, treatment) yang dijalankan secara benar adalah solusi paling efektif menurunkan penyebaran virus.

BACA JUGA:Alasan Perusahaan Lebih Memilih Aplikasi Absensi Dibanding Sistem Absensi Manual

Meskipun begitu, ada kabar baiknya juga di mana saat ini telah banyak perusahaan yang menerapkan physical distancing dengan skema pembatasan karyawan.

Melalui metode shift kerja di kantor atau dengan kombinasi WFH dan WFO.  Metode ini dilakukan secara bergiliran. Hal ini dilakukan sebagai jalan tengah untuk mempertahankan kegiatan bisnis di tengah pandemi sekaligus melindungi kesehatan karyawan. 

Dikarenakan skema ini, penggunaan tools untuk monitoring kinerja dan absensi pegawai oleh perusahaan pun semakin meningkat.

Aplikasi absensi dan kehadiran online memang dibutuhkan untuk menggantikan mesin fingerprint. Karena penggunaan fingerprint ini berisiko menyebarkan virus lewat sentuhan jari pada scanner.

BACA JUGA:Festival UMKM BRI, Semarak Panen Hadiah Simpedes

Untuk yang belum tahu fingerprint ini adalah perangkat stationary yang tidak mendukung sistem bekerja dari rumah. Sedangkan aplikasi absensi karyawan online melalui mobile ini terbebas dari resiko kontaminasi virus dan dapat digunakan dimana saja.

Hadirnya aplikasi absensi karyawan online terbaik yang dilengkapi dengan teknologi sistem pemosisi (GPS). Untuk melacak titik dimana karyawan melaporkan kehadiran karena berjalan di aplikasi Android dan iOS, maka aplikasi ini terbilang sangat fleksibel. 

Untuk melaporkan kehadiran, maka karyawan pun cukup berfoto selfie dengan kamera smartphone dan sistem absensi kehadiran karyawan terhubung dengan internet. Tentu saja memiliki kemampuan untuk verifikasi berbasis data face recognition.

Tersedianya teknologi GPS dan biometric tidak memungkinkan kecurangan lagi karena sudah langsung mencatat dan menyimpan data absensi di server cloud.

BACA JUGA:2 Penodong Mahasiswi di Lengkiti Ditangkap

Dengan memakai aplikasi absensi karyawan online ini, karyawan atau siapa pun tidak mungkin melakukan manipulasi mengubah data absensi. Karena data digital tersebut dienkripsi dan tersimpan di server penyedia aplikasi. Menggunakan aplikasi ini, karyawan yang bekerja mobile bisa menghemat banyak waktu tanpa perlu datang ke kantor.  Hanya untuk absen lalu kembali lagi di tempat mereka bertugas.

5 Hal Penting Sebelum Menerapkan Aplikasi Absensi Karyawan Online

Daripada membuang-buang waktu di jalan, maka karyawan bisa lebih produktif dengan fokus di tempat mereka dan mencatat kehadiran hanya melalui aplikasi absensi karyawan online.

Bagi Anda yang berencana untuk menggunakan aplikasi absensi pegawai online, tentu ada beberapa persiapan yang harus dilakukan perusahaan sebelum menggunakan aplikasi absensi karyawan online di antaranya:

1. Dana untuk Implementasi

Sebelum Anda mengimplementasi aplikasi absensi karyawan online pada perusahaan Anda. Maka jangan lupa untuk menyiapkan dana implementasi.  Di mana dana yang Anda siapkan ini biasanya meliputi biaya implementasi awal. Selain itu, sediakan juga biaya kustomisasi sesuai dengan keperluan perusahaan Anda. Terdapat biaya perbaikan dan perawatan pasca implementasi.

BACA JUGA:PIALA DUNIA 2022 QATAR: Sudah Tampil Dominan, Inggris Impresif Pula

2. Sosialisasi Kebijakan kepada Pegawai

Setelah semua selesai untuk disusun, maka jangan lupa untuk melakukan sosialisasi kebijakan karyawan. Di mana Anda harus memberikan pengarahan mengenai penggunaan aplikasi absensi karyawan online dan perhitungan gaji serta bonus yang mana akan Anda terima.

Selain itu jangan lupa untuk melakukan percobaan selama beberapa waktu untuk kemudian menjadi bahan evaluasi kebijakan yang sudah Anda susun sebelumnya.

3. Pastikan Akun Khusus Perusahaan

Nah, saat Anda ingin menggunakan aplikasi absensi karyawan online ini, maka pastikan Anda telah menyiapkan akun. Akun ini khusus untuk aplikasi mobile untuk perusahaan, username, dan kata sandi admin untuk mempermudah dan pengamanan data.

BACA JUGA:Gempa Bumi Cianjur: 162 Orang Meninggal, 13 Ribu Warga Mengungsi

4. Kebijakan Perusahaan yang Mendukung

Bahkan sebelum Anda benar-benar memutuskan untuk menggunakan aplikasi absensi karyawan online ini, pastikan kebijakan perusahaan Anda ini sudah menyiapkan kebijakan yang mendukung.

Misalnya saja radius jarak untuk melakukan absen atau berbagai ketentuan lainnya jika menerapkan sistem remote working. Selain itu perhatikan juga jam masuk, jam keluar, serta perhitungan gaji hingga bonus. Maka kebanyakan sistem aplikasi absensi karyawan online yang ada akan menyesuaikan kebijakan terkait kehadiran karyawan masing-masing.

5. Jaringan Internet yang Memadai

Selain beberapa hal di atas, pastikan Anda memiliki jaringan internet yang memadai dengan mempersiapkan infrastruktur TIK yang kuat. Sama seperti halnya jaringan internet yang memadai, dikarenakan lantaran kebanyakan aplikasi absensi karyawan online berbasis mobile dan menggunakan cloud. Maka, perlu jaringan internet stabil untuk bisa mengoperasikan aplikasi dengan baik.

BACA JUGA:Gempa Bumi Cianjur: 56 Meninggal, 40 Diantaranya Anak-anak

Keuntungan Menggunakan Aplikasi absensi karyawan online untuk Perusahaan

Bagi Anda yang saat ini sedang mencari penyedia aplikasi absensi karyawan online yang bagus dan berkualitas dengan harga terjangkau, kami sarankan Anda bekerja sama dengan Mekari Talenta. Mekari Talenta ini adalah aplikasi absensi karyawan berbasis online untuk segala jenis bisnis.

Mekari Talenta merupakan software berbasis HRIS (human resources information system) atau perangkat lunak untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS ini juga biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Selain itu, Mekari Talenta juga menyediakan fitur yang praktis seperti mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Mekari Talenta melalui smartphone atau gadget mereka masing-masing.

Fitur-fitur yang disediakan Mekari Talenta juga cukup bervariasi, sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain sebagainya sehingga proses perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

BACA JUGA:Gempa Bumi Cianjur: 56 Meninggal, 40 Diantaranya Anak-anak

Lebih lanjut, aplikasi yang ini sudah dilengkapi dengan GPS, membuat karyawan tetap bisa melakukan absen meski sedang bekerja di rumah. Kelebihan dari aplikasi absensi karyawan online ini adalah Anda dapat mengatur sendiri titik lokasi check-in dan check-out karyawan Anda.

Aplikasi ini sangat cocok digunakan oleh perusahaan yang telah menerapkan shift kerja lebih dari satu.  Anda pun dapat membuat jadwal shift kerja secara otomatis setiap bulannya.

Dengan begitu, sebagai HRD Anda tidak akan perlu susah-susah lagi untuk mengatur perputaran shift. Karena semua sudah dilakukan secara otomatis. Berikut ini sejumlah keuntungan yang bisa dirasakan secara langsung oleh karyawan pun manajemen perusahaan diantaranya:

1. Data Tersaji Secara Akurat

Aplikasi absensi karyawan online ini membantu HRD dalam menyajikan database akurat.  Mulai dari pengajuan cuti, hingga kehadiran dll.

2. Anti Ribet

Karyawan pun tidak perlu sampai kantor untuk absen. Dalam radius yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Di mana karyawan bisa melakukan absen. Hal ini pun sama saat perusahaan menerapkan kebijakan remote working. Maka karyawan tanpa khawatir bisa melakukan absen meskipun dari rumahnya menggunakan smartphone.

BACA JUGA:Jumlah Korban Gempa Bumi Cianjur Terus Bertambah: 46 Meninggal Dunia, 700 Lebih Luka-Luka

3. Memotong Anggaran Operasional

Perusahaan yang menyediakan mesin absen di kantor. Karena sudah dilakukan secara online melalui smartphone karyawan.  Maka biaya untuk pengadaan mesin absen ini begitu terasa jika perusahaan memiliki banyak cabang di berbagai lokasi maupun kota.

Sehingga dapat disimpulkan jika aplikasi absensi karyawan online ini dapat dilakukan kapan saja serta di mana saja. Jika merasa aplikasi absensi karyawan online ini dibutuhkan dalam perusahaan Anda, maka silahkan konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda secara gratis dengan mengunjungi link berikut ini https://www.mekari.com

Fitur yang Wajib Ada pada Aplikasi absensi karyawan online

1. Calendar

Dalam menjalankan bisnis, perusahaan kadang punya jadwal libur berbeda dari libur nasional. Itu sebabnya, perusahaan punya kalender kerja sendiri yang mengacu pada rencana kerja yang sudah dibuat. Fitur Calendar akan menampilkan seluruh libur perusahaan.

Tak hanya waktu libur perusahaan, event yang diselenggarakan perusahaan juga bisa dimasukkan dalam menu ini. Termasuk menentukan karyawan mana yang berhak mengikuti event yang memenuhi beberapa kriteria yang dapat diatur secara manual.

BACA JUGA:Perundungan Terjadi di SDN 159 OKU, Disdik Jatuhkan Sanksi Tegas

2. Schedule Exception

Dengan berbagai alasan, beberapa karyawan tidak memungkinkan untuk masuk kerja. Dibutuhkan kelihaian manajemen untuk mengganti atau menyusun ulang jadwal supaya produktivitas perusahaan tetap terjaga. Fitur Schedule Exception berguna untuk mengubah jam kerja karyawan.

Untuk karyawan yang berhalangan hadir, manajemen bisa mengganti langsung dengan jadwal karyawan lainnya. Secara khusus, fitur Schedule Exception didesain untuk mengatur shift kerja karyawan supaya tak ada kekosongan karyawan pada saat hari kerja.

3. Leaves

Bahkan waktu libur juga harus diatur demi membuat suasana kerja berkesinambungan. Khususnya untuk mengatur cuti karyawan, fitur Leaves dalam aplikasi absensi akan membantu manajemen dalam menentukan jadwal libur. Mudahnya, fitur Leaves berguna untuk mengelola konfigurasi cuti karyawan.

Dalam fitur ini, manajemen perusahaan juga dapat menentukan kuota cuti karyawan dan periode kuota cuti dalam waktu tertentu. Keunggulan lain, fitur Leaves juga bisa dimanfaatkan untuk menentukan karyawan mana saja yang berhak menerima cuti.

BACA JUGA:Alasan Perusahaan Lebih Memilih Aplikasi Absensi Dibanding Sistem Absensi Manual

4. Permit Request

Fitur Permit Request didesain untuk mengajukan izin datang terlambat karena suatu alasan, atau ingin pulang cepat karena ada kepentingan mendesak. Fitur ini sangat berguna, karena karyawan tak harus membuang waktu menunggu atasan hanya untuk meminta izin.

Dari fitur ini, perusahaan dapat memantau kehadiran karyawan apakah sesuai dengan jadwal yang dimiliki. Alhasil, tindakan tak bermoral karyawan seperti yang didefinisikan Forbes seperti mencuri waktu masuk dan keluar, bisa dicegah tanpa melibatkan banyak usaha. Yang menarik, manajemen juga bisa mengatur alur approval.

5. Leave Request

Perusahaan manapun yang berorientasi ke profit pasti menganggap waktu adalah barang berharga. Saat karyawan ingin mengajukan cuti lalu harus menemui atasan untuk sekedar meminta izin, ada banyak waktu yang terbuang di sini dan jelas hal ini tak baik untuk produktivitas perusahaan.

Lewat fitur Leave Request, perusahaan bisa menjaga dinamika produktivitas karyawan tanpa harus mengorbankan waktu yang dimiliki karyawan meski hanya sebentar. Karyawan dapat langsung mengajukan cuti dari fitur ini, sekaligus bisa melihat berapa sisa kuota cuti yang masih dimiliki.

Itulah 5 hal yang perlu Anda lakukan sebelum menggunakan aplikasi absensi online bagi karyawan, keuntungan jika perusahaan telah menggunakan aplikasi absensi online, dan fitur-fitur yang wajib ada pada aplikasi tersebut.(*)

 

 

Sumber: