10 Fitur Penting Software HR yang Wajib Ada untuk Permudah Kelola Karyawan

OKES.CO.ID - Sumber daya manusia adalah aset terbesar bagi perusahaan. Bisnis akan berjalan dengan baik jika pengelolaan sumber daya manusia telah ditangani secara optimal.

Pengelolaan SDM dalam perusahaan tidak hanya memberi motivasi dan mendisiplinkan karyawan, tetapi juga mengembangkan serta memberi hak karyawan.

Bahkan ada banyak hal yang perlu dikelola seperti penerimaan karyawan, kesehatan, kehadiran dan cuti, pembayaran pajak, serta evaluasi kinerja karyawan.

Hal inilah yang melahirkan software HR (Human Resources Information System). Tujuan utama software HR adalah memudahkan pengguna untuk menyimpan data karyawan dan mengaksesnya dengan mudah kapanpun dibutuhkan.

Apa itu Software HR?

Sebelum anda memahami apa itu software HR, anda mesti tau dulu HRM karena keduanya memiliki hubungan yang erat. HRM atau Human Resource Management adalah praktik mengelola tenaga kerja dalam perusahaan untuk mendapatkan keunggulan. Praktik ini merupakan bagian departemen SDM, guna mencapai target bisnis perusahaan.

BACA JUGA:Malam Pergantian Tahun, 10 Titik di Baturaja Dijaga Petugas

Human Resource Information System atau disingkat menjadi software HR adalah sistem informasi atau aplikasi berbasis online untuk data entry, mencari data pribadi karyawan, penggajian, pembayaran pajak, recruitment karyawan, kehadiran dan cuti dan hal-hal yang berkaitan langsung dengan karyawan.

Penggunaan software HR ini sangat membantu anda untuk pengelolaan karyawan. Karena anda bisa melihat, melacak semua data pribadi karyawan seperti data pribadi, pekerjaan, informasi gaji, pengeluaran dll. Pihak departemen HRD juga dapat membatasi siapa saja yang bisa mengakses sistem ini, informasi yang bisa dilihat oleh karyawan dan mana yang boleh diakses oleh manajemen.

software HR adalah salah satu modul yang ada dalam sistem ERP yang juga dapat diintegrasikan dengan beberapa modul lain yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sama seperti sistem ERP, software HR tersedia dalam beberapa jenis solusi yaitu perangkat lunak desktop (on-premise), perangkat lunak berbasis website (cloud), serta aplikasi desktop dan/atau mobile.

Fitur Penting Software HR

Di samping manfaatnya untuk perusahaan, software HR juga memiliki sejumlah fitur penting, antara lain yaitu:

1. Gaji Karyawan

Fitur penggajian karyawan adalah fitur yang sangat penting di software HR. Sebab, sistem gaji karyawan di perusahaan ini bisa jadi sangat kompleks. Hal tersebut karena setiap karyawan mendapatkan upah, tunjangan, serta pembayaran pajak yang tidak sama. Berbeda antara satu karyawan dan lainnya.

BACA JUGA:Marjito Apresiasi Penurunan Angka Kemiskinan di OKU

2. Absensi dan Kehadiran

Sistem kehadiran dengan basis biometrik bisa diintegrasikan dengan software HR. Jadi, dengan begitu semua penghitungan kehadiran, kemudian jam kerja dan juga cuti, bisa otomatis tercatat di dalam sistem. Ini membantu sistem penggajian karyawan juga, agar terhitung secara otomatis dan juga semakin akurat.

3. Penilaian Karyawan

Dengan bantuan software HR, evaluasi karyawan bisa dilakukan melalui proses yang berjalan dengan optimal dan juga praktis. software HR membantu manajer HR untuk membuat evaluasi, diantaranya yakni evaluasi diri, skala peringkat, dan lain-lain. Kemudian, dari setiap hasil evaluasi, bisa dilakukan pengukuran dengan mudah, sehingga bisa diketahui seperti apa progress karyawan.

4. Rekrutmen Karyawan

Fitur manajemen untuk rekrutmen ini, bisa memudahkan manajer HR untuk menyusun tahap-tahap proses perekrutan, mulai dari menyusun dan memverifikasi informasi, melakukan wawancara kerja, mengevaluasi kemampuan, negosiasi gaji, hingga penerimaan karyawan.

BACA JUGA:Ya, Tak Jadi Pelantikan Pejabat Dung

5. Manajemen Pajak

Sistem software HR juga mempunyai fitur untuk integrasi Tax Management. Fitur ini untuk mengelola semua informasi keuangan, dan juga pajak PPh 21, lalu NPWP, BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, sampai informasi tentang bank karyawan.

6. Manajemen Keuangan

Fitur manajemen keuangan juga harus ada di dalam sistem software HR yang baik. Fitur ini memudahkan pengelolaan tentang biaya yang dikeluarkan, juga pengembalian uang yang telah diajukan karyawan ke perusahaan. Dari sini, manajer HR bisa membuat laporan tentang jumlah total biaya yang rata-rata dikeluarkan oleh setiap karyawan.

7. Struktur Organisasi

Hidup di era serba cepat dan menuntut banyak perubahan membuat bidang bisnis yang dikelola harus siap dengan berbagai tantangan tersebut.

Aplikasi software HR mampu untuk menjawab itu semua, karena dengan adanya mekanisme struktur organisasi yang terintegrasi dengan fitur yang ada membuat perusahaan dapat membangun struktur organisasi yang efektif dan dinamis.

BACA JUGA:Anak hingga Dewasa “Keracunan” Lato-lato

8. Perencanaan Kerja Karyawan

Untuk penjadwalan proses kerja karyawan terkadang beberapa perusahaan masih mengandalkan metode manual, padahal kegiatan tersebut membutuhkan waktu yang lama. Berbeda dengan perusahaan yang mengaplikasikan software HR Talenta, karena tersedia fitur untuk merencanakan semua jadwal pekerjaan karyawannya.

9. Administrasi Cuti

Cuti menjadi kebutuhan karyawan yang harus dipenuhi oleh perusahaan, karena ada hak dan kewajiban yang harus diberikan.

Untuk pengajuan cuti ini membutuhkan proses yang panjang dan harus melalui beberapa kebijakan yang ada, sehingga terasa lama. Tetapi, pada fitur software HR yang ada, memungkinkan karyawan untuk bisa melakukannya secara mandiri.

Terutama pada proses pengajuan cuti tersebut, dengan demikian pihak HRD tidak lagi begitu sulit untuk mengatur dan menentukannya, karena sudah otomatis.

BACA JUGA:Sayang Sekali, Ratusan Penerima BSU Gagal Mencairkan Bantuan

10. Live Attendance ( Absensi Online )

Ditengah beberapa kebijakan perusahaan yang harus melakukan pekerjaan dari rumah, karena pandemi Covid 19 akan menyulitkan untuk proses absensi. Namun, berbeda apabila perusahaan tersebut telah menggunakan software HR Talenta, karena mampu memberikan pengabsensi online yang bisa dilakukan secara personal oleh karyawan dan langsung tersimpan.

Manfaat Software HR Bagi Perusahaan

Penerapan software HR ini dinilai penting bagi perusahaan, bahkan dapat dikatakan sebagai solusi terbaik bagi perusahaan. Ada banyak manfaat yang diberikan perangkat lunak HRD ini, diantaranya sebagai berikut.

1. Meningkatkan Keamanan Data Karyawan

Pentingnya sebuah data karena bersifat personal hanya bisa diakses oleh orang-orang yang berkepentingan saja. Adanya fitur pembatasan akses ini sangat membantu untuk meminimalisir pencurian data dari orang-orang yang tidak bertanggung jawab.

2. Memudahkan Pendistribusian Gaji

Sistem HRM ini memudahkan penggajian lebih cepat di proses. Human error yang sering menjadi penyebab kesalahan penghitungan gaji menjadi dapat diminimalkan, sebab sistem hanya menghitung sesuai dengan jam kerja dan kehadiran karyawan.

BACA JUGA:Nyabu Bareng di Prabumulih, Satu Keluarga Digelandang ke Mapolres

Bukti penggajian dapat dibuat hanya dalam hitungan menit dan semuanya tersimpan di dalam sistem, sehingga manajemen dan karyawan dapat melacaknya dengan mudah. Manajer juga dapat melihat laporan penggajian setiap bulannya dan melihat komponen-komponen gaji dari setiap karyawan (tunjangan, uang lembur, dan lain-lain).

3. Memonitor Kinerja Karyawan

Sistem HRM ini memudahkan untuk mengidentifikasi karyawan yang cepat berkembang dan karyawan yang perkembangannya lambat. Hal ini tentu saja menjadi salah satu indikator proses untuk mengevaluasi karyawan lebih cepat.

4. Menghemat Biaya Operasional HRD

software HR system meringankan biaya operasional HRD dengan mengurangi penggunaan kertas atau aplikasi-aplikasi lainnya yang tidak efisien. Perangkat lunak ini juga mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja untuk mengelola SDM, karena seluruh proses dapat ditangani secara otomatis.

5. Menyederhanakan Proses Rekrutmen

Proses rekrutmen, mulai dari wawancara hingga penerimaan karyawan baru dapat ditangani dengan mudah menggunakan software HR. Manajer dapat membuat tahapan-tahapan dalam proses rekrutmen dan menempatkan kandidat berdasarkan statusnya.

BACA JUGA:Bayarkan Siltap Kades , BSB Baturaja Siapkan 7 Kantor

6. Membantu Mengoptimalkan Proses Pengambilan Keputusan

software HR system membantu manajemen mengambil keputusan dengan lebih baik. Karena seluruh informasi terkait SDM dapat ditinjau melalui satu sistem terpusat, manajemen dapat dengan lebih cepat dan mudah mengetahui siapa saja yang sudah cukup berkontribusi ke perusahaan dan siapa yang belum.

Modul atau Komponen yang Terdapat dalam Software HR

Setiap sistem HRM memiliki keunggulan dan kekurangannya masing-masing, akan tetapi ada beberapa fitur utama yang seharusnya ada dalam perangkat lunak HRM yang lengkap dan canggih. Beberapa di antaranya yakni:

●        Manajemen Penggajian

●        Manajemen Rekrutmen

●        Manajemen Waktu & Kehadiran

●        Manajemen Penilaian

●        Manajemen Keuangan

●        Manajemen Pajak

●        Laporan Analitik

Kesimpulan

Software HR adalah perangkat lunak yang membantu mengotomatiskan berbagai proses dalam departemen SDM, mulai dari penggajian, kehadiran, rekrutmen, pembayaran pajak, hingga penilaian kinerja karyawan. Salah satu software HR system terbaik saat ini adalah Mekari Talenta.

BACA JUGA:Bayarkan Siltap Kades , BSB Baturaja Siapkan 7 Kantor

Talenta adalah salah satu merek software HR (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software software HR biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan Mekari Talenta:

1.       Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini, berikut ini detail fiturnya

• Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secar otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.

•Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.

• Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.

•Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2.        Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

BACA JUGA:Bayarkan Siltap Kades , BSB Baturaja Siapkan 7 Kantor

3.        Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://www.talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.(*)

Sumber: